Politique de vérification externe

Le commissaire aux langues officielles a une vaste mission. Il lui incombe, en vertu de l'article 56 de la Loi sur les langues officielles, de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la reconnaissance des deux langues officielles et le respect de l'esprit de la Loi en ce qui touche l'administration des affaires des institutions fédérales. Notamment, le commissaire a le pouvoir d'amorcer et de mener des enquêtes, y compris des vérifications.

1.0 Introduction

La Loi sur les langues officielles impose aux institutions fédérales et à plusieurs organisations privatisées des obligations en matière de service au public, de langue de travail, de participation équitable, de développement des communautés de langue officielle et de promotion de l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne.

À titre de fonctionnaire du Parlement, le commissaire doit disposer de l'information nécessaire pour dresser son propre bilan du degré de reconnaissance de chacune des langues officielles dans l'administration des affaires des institutions fédérales. La vérification est un outil essentiel qui lui permet de recueillir l'information dont elle a besoin pour régler les cas d'inobservation de la Loi sur les langues officielles et ainsi remplir la mission que lui a confiée le Parlement.

Le Conseil du Trésor (CT) a aussi des responsabilités en matière de vérification en vertu de la partie VIII de la Loi sur les langues officielles et en tant qu'employeur. Il doit surveiller et vérifier la conformité des institutions fédérales (sauf le Sénat, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement) avec les principes, les instructions et les règlements d'application des parties IV, V et VI de la Loi sur les langues officielles. Il s'agit essentiellement d'un rôle de vérification qui s'apparente à la vérification interne. Le commissaire aux langues officielles joue un rôle de vérification externe, à l'instar du vérificateur général du Canada qui effectue des vérifications indépendantes ou externes des institutions même si ces dernières possèdent parfois leurs propres mécanismes de vérification interne.

Cependant, pour diverses raisons, le contrôle traditionnel exercé par le Secrétariat du Conseil du Trésor à l'égard de la conformité avec la Loi sur les langues officielles devient de plus en plus limité. D'abord, le CT a donné aux ministères une plus grande part de responsabilités pour mener leurs propres vérifications internes. Ensuite, avec la privatisation de plusieurs organismes demeurant toutefois assujettis à la Loi sur les langues officielles et l'octroi d'une plus grande autonomie à d'autres, de nombreux organismes ont pris leur distance du CT. De plus, plusieurs programmes ont été dévolus aux provinces et aux territoires. Le gouvernement exerce donc moins de contrôle sur un large pan des services offerts à la population pour ce qui est de l'application de la Loi.

En sa qualité d'observatrice indépendante, le commissaire doit rendre fidèlement compte au Parlement de la situation linguistique des institutions fédérales. Pour établir un bilan objectif, elle doit se fier à des informations de diverses provenances, tels des rapports de gestion soumis aux organismes centraux par les institutions elles-mêmes.

Les transformations majeures dans l'appareil fédéral au cours des dernières années complexifient l'évaluation de sa santé linguistique. Dans ce nouveau contexte, il est crucial qu'un agent indépendant assure une vigie adéquate des institutions assujetties à la Loi sur les langues officielles afin de faire le point sur le respect des droits linguistiques au pays avec la population canadienne et les membres qui les représentent aux comités permanents du Sénat et de la Chambre des communes sur les langues officielles. Le commissaire aux langues officielles doit être en mesure de valider l'information fournie au moyen de vérifications.

2.0 Objectif de la politique

Ce document expose les fondements de la politique de vérification externe du Commissariat aux langues officielles et établit le cadre de fonctionnement pour les activités de vérification dans les diverses institutions assujetties à la Loi sur les langues officielles. Cette politique précise en outre les responsabilités des gestionnaires du Commissariat aux langues officielles dans le domaine de la vérification.

3.0 Énoncé de la politique

Le Commissariat aux langues officielles mène de façon indépendante des vérifications externes des institutions assujetties à la Loi sur les langues officielles afin de déterminer si elles respectent les exigences de la Loi.

La nouvelle politique de vérification externe met l'accent sur la prévention, dans le but d'identifier les lacunes à la source et avant qu'elles ne se transforment en problèmes systémiques. L'objectif de la vérification consiste à porter un jugement sur la façon dont les institutions s'acquittent de leurs obligations à l'égard de l'application de la Loi sur les langues officielles. La nouvelle approche va bien au-delà d'une simple vérification de la conformité avec la Loi en faisant appel à la collaboration des gestionnaires des institutions vérifiées pour trouver les solutions optimales aux problèmes observés au cours de la vérification. Cette approche vise à renforcer l'engagement des gestionnaires à mettre en œuvre des mesures correctives.

L'unité de vérification discute au préalable de la portée de la vérification avec les gestionnaires de l'institution et communique régulièrement avec eux tout au long du processus. Elle exécute la vérification avec objectivité, autonomie, professionnalisme et courtoisie, tout en restant sensible à la charge de travail accrue qui sera imposée aux gestionnaires. Elle aborde avec eux dans les meilleurs délais les conclusions de la vérification et les recommandations éventuelles. Les engagements ou les plans d'action des gestionnaires sont intégrés dans le rapport final. Entre 12 et 18 mois après la publication du rapport final, l'unité de vérification procède au suivi de la mise en œuvre des recommandations par l'institution.

4.0 Rôles et responsabilités

4.1 Comité de vérification

Raison d'être du Comité

Le Comité de vérification au sein du Commissariat aux langues officielles a pour raison d'être d'assurer le soutien de la fonction de vérification externe du Commissariat et l'efficacité de ses activités de vérification externe.

Composition du Comité

Le commissaire aux langues officielles préside le Comité de vérification qui est composé de membres des directions générales du Commissariat.

Responsabilités du Comité

Les responsabilités du Comité de vérification sont les suivantes :

  • approuver la politique de vérification externe;
  • approuver le plan de vérification triennal;
  • approuver le plan et le budget de vérification annuels;
  • approuver les rapports de vérification finals qui incluent les plans d'action élaborés par les institutions en réponse aux recommandations de la vérification;
  • s'assurer de la pertinence et de l'opportunité des mesures prises par les institutions vérifiées par suite des recommandations de la vérification;
  • surveiller le rendement de la fonction de vérification.

Réunions du Comité

Le Comité de vérification se réunit tous les trois mois.

4.2 Fonction de vérification externe

La Direction générale des enquêtes est responsable de la fonction de vérification externe. Outre la planification, l'organisation et le contrôle des vérifications prévues au plan de vérification triennal approuvé par le Comité de vérification, elle doit également mettre à jour les plans de vérification triennal et annuel, organiser les équipes de vérification, soumettre les rapports au Comité de vérification et assurer le suivi des recommandations contenues dans les rapports de vérification.

5.0 Lignes directrices

Planification

Le plan de vérification triennal s'appuie sur une analyse détaillée des risques. Les activités de vérification sont planifiées de façon stratégique sur une période de trois ans à l'aide des critères présentés à l'annexe A. Le plan de vérification triennal est mis à jour annuellement. Les vérifications comprises dans le plan de vérification annuel sont tirées du plan triennal, en consultation avec les diverses divisions du Commissariat aux langues officielles et grâce à une vigie constante des institutions et des problèmes qui surgissent dans le domaine de l'application de la Loi sur les langues officielles.

Les vérifications sont effectuées conformément au plan de vérification annuel qui est approuvé par le Comité de vérification. Ce plan comprend les éléments suivants :

  • les institutions, programmes ou activités à vérifier;
  • les raisons pour lesquelles ces institutions ont été choisies et les risques connexes;
  • les objectifs des vérifications;
  • l'approche générale;
  • le calendrier des vérifications;
  • les ressources nécessaires à la fonction de vérification.

Avant son approbation, le plan de vérification annuel est partagé avec la Direction des langues officielles du Secrétariat du Conseil du Trésor afin de réduire au minimum le double emploi ou le chevauchement dans les activités des deux organisations et de favoriser une utilisation optimale des ressources. Il en est de même pour les résultats des vérifications afin de maximiser leur utilité.

Processus de vérification

Le processus de vérification comprend quatre phases : la planification, l'examen, le rapport et le suivi. Ces phases sont décrites à l'annexe B et résumées à l'annexe C.

Pendant la phase de planification, il s'agit d'identifier les enjeux de la vérification et d'en fixer les objectifs et les critères. L'institution qui sera vérifiée est informée au préalable de la portée de la vérification au moyen d'un avis d'intention écrit et d'une rencontre préliminaire.

L'unité de vérification communique régulièrement avec l'institution tout au long de l'examen. Elle exécute la vérification avec objectivité, autonomie, professionnalisme et courtoisie, tout en restant sensible à la charge de travail accrue qu'elle impose à l'institution. Dès que possible après l'examen, elle aborde avec les gestionnaires visés les conclusions de la vérification et les recommandations éventuelles. Les engagements pris ou le plan d'action établi par les gestionnaires en réponse à ces recommandations sont intégrés dans le rapport final.

Avant de soumettre le rapport de vérification à l'approbation du Comité de vérification, l'unité de vérification procède à un contrôle de la qualité pour s'assurer de son exhaustivité et de son exactitude ainsi que de la prise en compte de toutes les questions relatives au ton et à l'équilibre à respecter. L'unité de vérification doit aussi veiller à ce que le rapport provisoire soit mis à la disposition des gestionnaires de l'institution vérifiée, afin de leur donner l'occasion de poser leurs questions ou d'exprimer leurs préoccupations concernant son exhaustivité et son exactitude.

Si un rapport de vérification contient des recommandations, les gestionnaires de l'institution vérifiée doivent préparer un plan d'action, dans un délai mutuellement acceptable. Ce plan, inclus dans le rapport final, doit décrire les étapes et le calendrier des mesures à prendre pour régler les problèmes soulevés.

Un rapport est considéré comme final après son approbation par le Comité de vérification. En plus d'être remis à l'institution vérifiée, le rapport est déposé aux comités permanents du Sénat et de la Chambre des communes sur les langues officielles et, comme la Loi l'exige, transmis au président du Conseil du Trésor. Le texte intégral du rapport de vérification et le plan d'action soumis par l'institution vérifiée sont affichés dans les deux langues officielles sur le site Internet du Commissariat aux langues officielles. Conformément à l'esprit et à l'intention de la Loi sur l'accès à l'information, la version imprimée de ces documents est également disponible au public sur demande.

Toutes les vérifications font l'objet d'un suivi dans un délai de 12 à 18 mois suivant la publication du rapport final. Ce suivi peut porter sur l'ensemble des recommandations du rapport ou se concentrer sur celles jugées les plus urgentes par le commissaire. L'institution visée est informée au préalable des objectifs du suivi et des activités prévues. Le rapport de suivi est présenté au Comité de vérification pour son approbation.

6.0 Normes de vérification

Indépendance et objectivité

L'unité de vérification du Commissariat aux langues officielles doit vérifier directement et de manière indépendante l'application des exigences de la Loi sur les langues officielles par les institutions.

Compétence professionnelle

L'unité de vérification du Commissariat aux langues officielles doit assumer ses responsabilités avec les ressources dont elle dispose et un personnel qualifié qui satisfait aux normes professionnelles, a de bonnes pratiques de communication et se conforme à l'éthique, aux valeurs et aux codes de déontologie de la profession et de la fonction publique.

Gestion de la fonction de vérification

La fonction de vérification du Commissariat aux langues officielles doit être gérée efficacement selon des plans axés sur les risques approuvés.

Travail de vérification

Le travail de vérification doit comprendre la planification des travaux, l'examen et l'évaluation de l'information, la communication claire et efficace des conclusions et le suivi des progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations, en accord avec les normes professionnelles.

Diffusion des conclusions de la vérification

Les rapports de vérification finals sont remis aux comités permanents du Sénat et de la Chambre des communes sur les langues officielles, au président du Conseil du Trésor ainsi qu'à l'institution vérifiée. Ils sont aussi affichés sur le site Internet du Commissariat aux langues officielles et leur version imprimée est disponible au public sur demande.

7.0 Demandes de renseignements

Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette politique, s'adresser à :

Pierre Coulombe
Directeur, Direction de la mesure du rendement, Direction générale de l'assurance de la conformité
Commissariat aux langues officielles
30, rue Victoria, 6e étage
Gatineau (Québec) K1A 0T8
Téléphone : 819 420-4858
Télécopieur : 819 420-4828
Sans frais : 1-877-996-6368
Courriel : pierre.coulombe@clo-ocol.gc.ca

David Boudreau
Directeur adjoint, Direction de la mesure du rendement, Direction générale de l'assurance de la conformité
Commissariat aux langues officielles
30, rue Victoria, 6e étage
Gatineau (Québec) K1A 0T8
Téléphone : 819 420-4768
Télécopieur : 819 420-4828
Sans frais : 1-877-996-6368
Courriel : david.boudreau@clo-ocol.gc.ca

Annexe A - Planification des activités de vérification

Facteurs de risque à considérer

Institution
Nature du risque Service au public (parties I, II III, IV) Langue de travail (partie V) Gestion du programme des langues officielles (parties VI, VII, VIII, IX, X, XI)
1. Nombre de points de service désignés bilingues      
2. Opérations en régions      
3. Régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail (circulaire 1977-46)      
4. Type d'institution (ministère, organisme, société de la Couronne, organisation privatisée)      
5. Impact sur l'appareil fédéral/enjeux linguistiques importants      
6. Nombre d'années depuis la dernière vérification      
7. Problèmes découlant de l'analyse du rapport ministériel annuel sur les langues officielles      
8. Expérience passée avec l'institution : collaboration/qualité du suivi/mesures prises      
9. Préoccupations de la direction du Commissariat et de celle de l'institution      
10. Concordance avec les priorités stratégiques du Commissariat      
11. Services fournis par des tiers (articles 23 et 25; règlement, article 12) ou en partenariat      
12. Nombre de plaintes reçues annuellement au Commissariat (parties I à IV)      
13. Nombre de plaintes reçues annuellement au Commissariat (partie V)      
14. Nombre de plaintes reçues annuellement au Commissariat (partie VI)      
15. Impact sur les minorités francophones et anglophones (partie VII)      
16. Nombre de plaintes reçues annuellement au Commissariat (partie XI, article 91)      
 

Annexe B - Phases de la réalisation d'une vérification

Le processus de vérification comprend quatre phases : la planification, l'examen, le rapport et le suivi.

Les responsables de la vérification entreprennent les tâches suivantes :

Phase I : Planification

  • La description de l'institution à vérifier :
    • en se familiarisant avec les activités et en les documentant;
    • en identifiant les activités les plus importantes.
  • L'évaluation préliminaire :
    • en appréciant le cadre général de gestion du programme des langues officielles;
    • en cernant les problèmes potentiels.
  • La délimitation de la portée de la vérification :
    • en précisant les questions de vérification à aborder pendant la phase d'examen;
    • en fixant les objectifs de la vérification.
  • La vérification axée sur les résultats, tout en examinant les processus et les systèmes.
  • L'établissement des critères :
    • en identifiant les politiques, les systèmes de gestion et les pratiques à mettre en place;
    • en s'assurant que les critères qui en découlent sont pertinents et neutres et constituent une base pour formuler des observations.

Phase II : Examen

  • L'élaboration d'un programme de vérification en dressant un plan de travail détaillé et en établissant un lien entre les éléments suivants :
    • les questions;
    • les objectifs;
    • les critères;
    • le processus à suivre;
    • la recherche d'informations probantes.
  • L'examen détaillé des activités :
    • en cherchant des informations probantes pour évaluer le rendement en fonction des critères;
    • en identifiant les causes sous-jacentes aux problèmes observés.
  • L'analyse des résultats de la vérification :
    • en évaluant l'efficacité de la gestion et la qualité des systèmes et des pratiques;
    • en identifiant les solutions optimales aux problèmes décelés.
  • L'élaboration des recommandations préliminaires et leur présentation à l'institution.
  • La constitution des dossiers de travail.

Phase III : Rapport

  • La rédaction du rapport de vérification comprenant les éléments suivants :
    • un sommaire exécutif;
    • une description du secteur vérifié et la portée de la vérification;
    • les objectifs et les critères de la vérification;
    • l'approche méthodologique;
    • les conclusions et les recommandations;
    • le plan d'action de l'institution.
  • La rédaction du rapport dans un style clair et précis.
  • La présentation du rapport à l'institution vérifiée aux fins de discussion.
  • La révision et la mise à jour du rapport en fonction des commentaires de l'institution vérifiée.
  • L'inclusion des réponses de l'institution et de son plan d'action dans le rapport final.
  • La présentation du rapport de vérification et du plan d'action au Comité de vérification pour son approbation.
  • L'adoption de la meilleure approche pour la présentation et la communication des conclusions de la vérification.

Phase IV : Suivi

  • Le suivi du rapport de vérification portant sur l'ensemble des recommandations ou se concentrant sur celles jugées les plus urgentes par le commissaire.
  • Les vérificateurs ont les responsabilités suivantes :
    • évaluer le plan d'action proposé par l'institution vérifiée en fonction des mesures amorcées;
    • examiner les mesures prises et évaluer les résultats obtenus;
    • discuter des conclusions avec l'institution vérifiée;
    • soumettre le rapport de suivi à l'approbation du Comité de vérification;
    • publier le rapport.
 

Annexe C - Résumé du processus de vérification externe

Phase I : Planification Phase II : Examen Phase III : Rapport Phase IV : Suivi
Planification à long terme
  • établir un plan triennal axé sur l'analyse des risques
  • classer les projets de vérification par ordre de priorité
  • faire approuver le plan triennal par le Comité de vérification
Élaborer le programme de vérification Rédiger un rapport provisoire incluant des recommandations Dans 12 à 18 mois, procéder au suivi des progrès réalisés par l'institution dans la mise en œuvre des recommandations /td>
Planification annuelle des vérifications
  • découle du plan triennal
Entreprendre le travail de vérification Discuter avec l'institution du rapport provisoire et des recommandations Pour le suivi, adopter le même processus que pour la vérification
Planification de chaque vérification
  • décrire l'institution et les questions de vérification
  • déterminer la portée et les objectifs de la vérification
  • établir les critères
  • créer un plan de travail et un calendrier de vérification
Analyser les résultats et développer les conclusions Réviser le rapport provisoire si nécessaire et obtenir de l'institution un plan d'action en réponse aux recommandations Rédiger un rapport de suivi provisoire aux fins de discussion avec l'institution
Constituer et réviser les dossiers de travail Soumettre le rapport final à l'approbation du Comité de vérification et le publier Soumettre le rapport de suivi final à l'approbation du Comité de vérification et le publier